Le greffier de l’Assemblée législative exerce les pouvoirs et les fonctions d’un sous-ministre qui gère et administre l’Assemblée législative conformément à la Loi sur la fonction publique et à la Loi sur la gestion des finances publiques.
Le Bureau du greffier est responsable de ce qui suit :
- Offrir des conseils, des services de recherche et du soutien au président et aux députés sur les règles, les privilèges, les procédures et les usages de l’Assemblée législative.
- Préparer les documents et assurer la bonne conservation des documents et des dossiers de l’Assemblée législative.
- Fournir tous les services d’administration et de soutien à l’Assemblée pendant les séances et s’assurer que les services essentiels, comme les services d’interprétation, sont fournis à la Chambre de l’Assemblée législative.
- Annoncer l’ordre du jour de l’Assemblée législative et diriger les votes par appel nominal pendant la séance.
Le Bureau du greffier compte quatre directions : services aux députés et au secteur; relations publiques et communications; procédures et comités de la Chambre et conseillers principaux.
Services aux députés et au secteur :
Cette direction veille à ce que tous les services administratifs, financiers et structurels soient disponibles pour le fonctionnement efficace de l’Assemblée législative. Ces services comprennent la gestion financière (allant des dépenses et des allocations à la préparation du budget) et la sécurité. Le sergent d’armes est responsable devant le président de la sécurité des députés de l’Assemblée législative et du secteur, de l’administration du Programme des pages, de la protection de la masse et de la Chambre, ainsi que de la direction de la procession du président lors de chaque séance.
Relations publiques et communications :
La Direction des relations publiques et des communications est responsable de la gestion, de l’élaboration, de la mise en œuvre et du maintien de toutes les communications internes et externes, et des politiques et initiatives liées aux relations publiques. Elle offre notamment un soutien aux communications aux députés et aux cadres supérieurs, coordonne les programmes destinés au public comme les visites publiques de l’Assemblée législative, la présentation de la masse, le Parlement jeunesse et les événements spéciaux, gère la diffusion des séances de l’Assemblée législative, coordonne les services de traduction et d’interprétation dans les 11 langues officielles et gère les relations avec les médias.
Procédures et comités de la Chambre :
Au sein du Bureau du greffier, la Direction des procédures et des comités de la Chambre gère les dossiers officiels de l’Assemblée législative et fournit des conseils sur les procédures au président, au greffier, aux comités et aux députés en fonction des lois et des pratiques parlementaires. Cette direction comprend également les services de recherche, qui fournissent des services d’information non partisans aux députés, notamment des services d’information et de référence.
Conseillers principaux :
L’équipe des conseillers principaux offre une vaste gamme de services administratifs, dont des services de logistique, de coordination et de rédaction au Bureau de régie, au Conseil exécutif et au greffier. Cette équipe traite tous les documents de la Chambre. Elle s’occupe également de la réservation des espaces publics de l’Assemblée législative.